Savoir-vivre spotkań online

@Zespół POS Group4 miesiące temu
Internet, szczególnie w obecnych czasach, ułatwia komunikację zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym. Nowoczesne platformy są coraz bardziej zaawansowane, a problemy techniczne pojawiają się coraz rzadziej. Mimo to, zdarza się (wciąż zbyt często), że spotkania on-linie nie przebiegają prawidłowo. Kwestie techniczne są łatwe do opanowania, ale co z zachowaniem samych uczestników? Część z nich potrafi wzbudzić niemałe kontrowersje. Rozwiązaniem tego problemu będzie wprowadzenie reguł savoir-vivre.

Polecamy 10 dobrych praktyk dzięki, którym wirtualne spotkania będą bardziej komfortowe.

  1. Poznaj narzędzie, z którego korzystasz
    Nowoczesne platformy komunikacyjne udostępniają materiały edukacyjne, z którymi warto się zapoznać. Szczególnie przydatne może się okazać samodzielne wypróbowanie najważniejszych funkcji w pokoju wydarzenia. W ten sposób unikniemy dodatkowego stresu związanego z trudnościami technicznymi i całą uwagę poświecimy merytorycznemu aspektowi spotkania.

  2. Sprawdź dodatkowe urządzenia
    Podczas spotkań on-line wykorzystujemy dodatkowe urządzenia takie jak kamera, mikrofon, głośniki lub słuchawki. Warto przed każdym połączeniem wykonać test sprawności i zdiagnozować ewentualne wady co pozwoli w porę zareagować i przystąpić do spotkania w pełnej gotowości.
  3. Pamiętaj o włączeniu kamery
    Spotkania on-line mają zastępować tradycyjne spotkania twarzą w twarz, a co za tym idzie powinniśmy dążyć do tego aby były jak najbardziej do siebie zbliżone. Zaleca się zachowywanie kontaktu wzrokowego z uczestnikami rozmowy. W ten sposób okażesz zainteresowanie co wpłynie pozytywie na Wasze relacje i przebieg konwersacji.
  4. Wyciszaj mikrofon i zgłaszaj chęć zabrania głosu
    Zasada szczególnie ważna podczas spotkań wieloosobowych. Warto pamiętać, że mikrofony zbierają dźwięki z otoczenia, które obniżają jakość prowadzonych rozmów. Zaleca się wyciszanie mikrofonu i zgłaszanie chęci zabrania głosu. Pozwala to moderować spotkanie w sposób zapobiegający chaosowi.
  5. Przybądź na spotkanie przed czasem
    Punktualność to ważna cecha charakteru ceniona także w wirtualnej rzeczywistości. Świadczy o naszym profesjonalnym podejściu i szacunku do pozostałych uczestników spotkania. Dodatkowy czas możemy poświęcić na sprawdzenie aspektów technicznych, wykonanie testów i spokojne oczekiwanie na pozostałych uczestników.
  6. Dress code spotkań online
    Niektórzy uczestnicy miewają problemy z oddzieleniem sfery prywatnej i zawodowej co skutkuje nieodpowiednim doborem stroju względem rangi wydarzenia. Warto pamiętać o zachowaniu biznesowych standardów w czasie ważnych spotkań np. w trakcie rozmowy z Klientem lub spotkania rekrutacyjnego. Natomiast na większą swobodę możemy sobie pozwolić w trakcie wewnętrznego spotkania z zespołem. Polecamy ubierać się z wyczuciem 🙂
  7. Odłóż posiłek i obowiązki domowe na później
    Kto z nas choć raz nie słyszał/widział jak rozmówca przełyka lub sprząta? Takie zachowania wpływają niezwykle frustrująco. Ważną zasadą spotkań on-line jest oddzielenie obowiązków domowych od biznesowych. Posiłki i sprzątanie należy zaplanować w czasie wolnym od spotkań. Wyjątek stanowi picie wody/kawy/herbaty – tutaj nie ma żadnych ograniczeń.
  8. Wybierz ustronne miejsce
    Nie każdy z nas dysponuje oddzielną przestrzenią do pracy, a co za tym idzie łączymy sferę domową i biznesową. Dodatkowo, dzielimy przestrzeń z pozostałymi domownikami. Warto w takiej sytuacji zorganizować ciche i ustronne miejsce, w którym będziemy mogli komfortowo rozmawiać i nikt ani nic nie zakłóci przebiegu spotkania. Na popularności zyskują specjalne przegrody zapewniające większą kameralność.
  9. Dobierz odpowiednie tło
    Tło widoczne za plecami uczestników, a szczególnie prezentera, nie powinno wpływać na innych rozpraszająco. Optymalnym rozwiązaniem będzie rozmowa na tle pustej ściany. Dobrze sprawdzi się posprzątana przestrzeń bez krzykliwych dodatków. Warto unikać intensywnego źródła światła, które obniża jakość obrazu. Ostatecznie możemy wykorzystać gotowe tła wirtualne.
  10. Stwórz zestaw reguł i stosuj się do zasad
    Wprowadzone zasady mają być wsparciem dla uczestników. Stosowane reguły mogą się różnić w zależności od sytuacji. Warto je modyfikować i przedstawiać uczestnikom na początku spotkania. Dzięki temu każdy uczestnik będzie miał szanse się z nimi zapoznać i zastosować. Podczas tworzenia reguł należy pamiętać o kulturze osobistej i szacunku wobec innych osób.

Wprowadź do swojego życia 10 dobrych praktyk i w prosty sposób kształtuj profesjonalny wizerunek.